7 formas de aumentar a produtividade de sua empresa com o Office 365

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Office 365

As empresas portuguesas têm com o Office 365 uma oportunidade única para acelerarem a sua modernização e se tornarem mais produtivas e competitivas no mercado global. A suite de produtividade da Microsoft está a mudar a forma como as organizações lidam e mantêm os seus sistemas, permitindo um incremento nos níveis de produtividade e mobilidade dos colaboradores das empresas e uma maior flexibilidade na gestão dos recursos de TI. Trata-se de uma plataforma de serviços de produtividade e colaboração, totalmente integrada, na qual os gestores reconhecem valor.

O Office 365 apresenta inúmeros benefícios que podem aumentar a eficiência das empresas portuguesas, uma vez que inclui muito para além das tradicionais aplicações Office, tais como o Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote, ou seja, inclui um serviço de e-mail empresarial com capacidade de 50GB por utilizador, armazenamento de 1TB na cloud para sincronização e partilha de informação com terceiros, áudio e videoconferências em HD através do Skype para empresas, e backups automáticos que se traduzirão em ganhos substanciais de produtividade e eficiência operacional para as empresas. A mesma experiência de utilização em qualquer dispositivo, seja em PC, Mac, smartphone ou tablet é outro dos trunfos do Office 365.

As principais vantagens para as organizações são:

  • Não requerer investimento inicial
  • Pagar-se unicamente o que se utiliza, numa subscrição mensal por utilizador
  • A familiaridade das ferramentas de produtividade (Office) nele incluídas
  • Acesso às versões mais recentes do software, em qualquer local ou a partir de qualquer dispositivo
  • Serviço disponível 24h/dia, 365 dias/ano
  • Possibilitar às PME o acesso a um tipo de oferta de produtividade que estava associada às grandes organizações.

Alojado na cloud, o Microsoft Office 365 enquadra-se nas necessidades das organizações de todas as dimensões. Em qualquer hora e em qualquer local, o Office 365 melhora a comunicação e a qualidade do trabalho de equipa. A gestão de negócio conta com um conjunto de produtos relevante ao nível da gestão e da produtividade. Exchange, Microsoft Bookings, Microsoft StaffHub, Microsoft Teams, Microsoft Planner, OneDrive para Empresas, Project, SharePoint, Skype para Empresas, Visio, Yammer, são os produtos que integram a suite de produtividade da Microsoft na cloud.

Quer aumentar a produtividade da sua empresa?

Há setes pontos positivos no Office 365 que deve somar à equação de produtividade da sua empresa:

1) Disponibilidade - Mais do que uma suite de produtos de software, o Office 365 materializa a nova geração das ferramentas de produtividade mais utilizadas em todo o Mundo. O Office 365 permite que as empresas estejam sempre operacionais, independentemente do local ou da hora a que os seus sistemas sejam acedidos. A gestão do negócio faz-se ininterruptamente em qualquer ponto de conetividade a partir da cloud. A disponibilidade garantida pelos vários pacotes Office 365 ronda os 99,9%, e é protegida através de um contrato de nível de serviço (SLA). A sincronização das aplicações com os vários dispositivos é imediata e automática, assim como os backups. As atualizações estão incluídas na subscrição.

2) Mobilidade – Word, Excel e PowerPoint em modo app para Android, iPad ou Windows Phone 8 permitem a visualização e a edição de conteúdos do Office em viagem. A experiência de utilização é fiel às versões Office para computador, mas está otimizada para ecrãs táteis e mais pequenos.

3) Menos custos - Sem instalações, as ferramentas de produtividade estão acessíveis a partir de um browser, eliminando-se assim a necessidade de licenciamento por máquinas ou utilizadores. A Microsoft disponibiliza pacotes Office adaptados às necessidades das empresas, deixando de fora as ferramentas que a organização não precisa. Disponíveis a partir da cloud, as aplicações do Office são sempre a versão mais recente. Todos os planos do Office 365 são pagos com base numa subscrição mensal ou anual.

4) Segurança - Armazenamento de informação na nuvem sem preocupações relacionadas com a segurança e proteção dos dados. O Office 365 utiliza uma abordagem de defesa que inclui diferentes camadas de segurança física e lógica. O Office 365 fornece as empresas controlos para gestão de utilizadores e administradores de modo a proteger o ambiente de trabalho contra o malware, spam e ataques de phishing, entre outras ameaças.

5) Flexibilidade – As empresas não param para esperar por novas licenças para novos colaboradores ou máquinas. Sobejamente conhecidas no mercado, as soluções Microsoft beneficiam de uma flexibilidade de instalação e utilização que inspira a indústria do software e tranquiliza as equipas. A flexibilidade das opções de trabalho aumenta a satisfação dos empregados proporcionando maior mobilização, menos stress e um maior equilíbrio entre a vida profissional e privada. Da mesma forma, a ampla gama de ferramentas oferecidas pelo Office 365 são adaptáveis para atender às necessidades de vários tipos de organizações, independentemente do tamanho e mercado.

6) Colaboração – Com o Office 365 os ficheiros estão armazenados online, permitindo que os utilizadores possam partilhar ou mesmo cocriá-los com qualquer colega, em tempo real e em qualquer lugar. O Sharepoint Online permite que vários colaboradores editem o mesmo documento, estando sempre salvaguardado o controlo de quem vê e edita cada ficheiro. No Microsoft OneDrive a empresa conta com até 1 TB (1 024 GB) de armazenamento na nuvem para documentos.

7) Administração simplificada - A migração para o Office 365 é simples. Através da consola de gestão, o gestor pode adicionar utilizadores, gerir acessos, grupos e definições de segurança entre outras. A compatibilidade do Office 365 com versões mais antigas do Office está assegurada, assim como a integração com a rede local.

O Office 365 desempenha um papel chave na viagem das empresas rumo à transformação digital. A mobilidade e a produtividade dos utilizadores sustentam um ecossistema de colaboração que permite às empresas alavancarem a sua sustentabilidade competitiva com base em soluções que, não sendo uma novidade, se reinventam na cloud para acompanhar a evolução dos negócios e das estratégias empresariais. A segurança não foi esquecida, assim como a privacidade, a transparência e as capacidades de gestão dos utilizadores, que no Office 365 foram amplamente reforçadas. O Office 365 foi destacado como “a melhor e mais segura nuvem de produtividade” no relatório de analistas da Ovum sobre a Confiança, Segurança e Conformidade do Office 365.