Porque é crítica a implementação de um sistema de backup em PME’s?

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O mercado empresarial está cada vez mais digital e o papel parece ter os dias contados nos processos de negócio das empresas. Os arquivos e dossiers em papel estão hoje ultrapassados e deram lugar a arquivos digitais, mais leves, mais simples e mais práticos de usar. Importa também realçar que a informação é um bem valioso e imprescindível a qualquer empresa, o que coloca a necessidade de ser possível resgatar rapidamente a informação em caso de perda ou extravio. É aqui que entra a necessidade de implementação de um sistema de backup em PME’s.

Para isso, é essencial manter cópias seguras dos arquivos empresariais, recorrendo, de forma periódica, a backups completos de toda a informação empresarial. Tendo em conta que o número de dados armazenado é hoje exponencialmente maior do que há alguns anos atrás, o sistema de backup em PME’s tem de ser extremamente flexível.

Segundo um estudo recente da Coleman Parkes/Ricoh Europe, quase 65% das PME’s europeias prevê terminar a digitalização dos seus documentos nos próximos 3 anos. Este processo implica espaço disponível, o que pode ser constrangedor para empresas desta dimensão, uma vez que o espaço de trabalho é limitado e o espaço de armazenamento é dispendioso. Posto isto, torna-se prioritário criar um sistema de backup em PME’s que consiga guardar, com toda a segurança, um dos maiores ativos de qualquer empresa: a informação. Aliás, guardar e proteger os dados das empresas de forma segura e fiável deve ser uma das principais preocupações de qualquer diretor de TI.

Importa ainda referir que o armazenamento de dados deve ser redundante, ou seja, a informação deve ser replicada várias vezes para garantir uma maior segurança. Implementar um sistema de backup em PME’s é hoje bastante mais barato do que há alguns anos atrás. O problema deixou de ser o orçamento para passar a ser uma questão de tempo e de formação.

Implementar um sistema de backup em PME’s é hoje muito mais simples

O armazenamento é uma das áreas onde a tecnologia mais tem evoluído, o que tem permitido agilizar métodos de trabalho dentro das empresas, aumentando a produtividade dos seus colaboradores. O mercado disponibiliza hoje diversas soluções dedicadas altamente fiáveis e fáceis de utilizar. A implementação de um sistema de backup em PME’s permite, por exemplo, o backup automático dos dados e a criação de várias cópias, o que aumenta a segurança da informação.

Investir num sistema de backup em PME’s é garantir a continuidade do negócio

São vários os fatores externos que podem comprometer a continuidade do negócio e, regra geral, as direções de topo estão conscientes das várias pressões a que a organização pode estar sujeita: concorrência, flutuação de mercado, quebras da cadeia de distribuição, etc. Mas, e quando a ameaça vem de dentro da organização? São vários os fatores que podem levar à perda de informação crítica para o negócio e que podem comprometer ou abrandar a eficiência do negócio. O erro humano é um desses fatores. Se, por lapso ou distração, um colaborador eliminar um ficheiro fundamental para o correto funcionamento do negócio, como um mapa de despesas mensais com fornecedores, é fundamental que exista uma cópia de segurança. Investir num sistema de backup é garantir a segurança dessa informação. Mas, as vantagens de um sistema de backup não se ficam por aqui.

Outra situação cada vez mais comum é a informação estar distribuída por vários equipamentos diferentes. Um técnico comercial que ande diariamente no terreno poderá ter informação de negócio diferente no smartphone, no computador portátil, numa pen UBS e num tablet. Caso um dos equipamentos avarie ou, num pior cenário, seja perdido ou roubado, é fundamental que seja possível recuperar a informação que estava no dispositivo móvel. Além de todas as vantagens em termos de segurança e organização dos dados, criar um sistema de backup permite ainda dispor de cópias dos dados todas no mesmo local, o que é permite manter a informação mais estruturada e concentrada.

Uma realidade cada vez mais comum são os crimes informáticos. Os colaboradores são vistos pelos cibercriminosos como uma grande vulnerabilidade para a empresa e uma porta de entrada fácil no negócio. Basta um clique no link errado, por exemplo num email que seria à partida inofensivo, para descarregar malware ou um vírus informático que pode condicionar a atividade da organização quando menos esperar. Em caso de sequestro de dados ou infeção por vírus, um sistema de backup permite que o negócio continue como dantes. É uma salvaguarda importante que pode fazer com que não perca tempo nem dinheiro, uma vez que não é garantido que o pagamento do resgate habitualmente pedido liberte efetivamente os dados da empresa.

Implementar um sistema de backup em PME’s é uma salvaguarda para o negócio

Para que o sistema de backup não seja visto como um fardo para os colaboradores e para que não condicione a área de TI é essencial que o processo seja automatizado. Um bom sistema de backup em PME’s deve permitir ao responsável pelo IT assegurar-se de que os backups estão a ser efetuados sem necessidade de intervenção humana periódica. A automatização do processo é fundamental. Além de libertar o departamento de TI para funções que efetivamente acrescentem valor ao negócio, diminui significativamente a percentagem de erro humano no processo.

É certo que as empresas devem hoje investir em backups para não correrem o risco de perder informação crítica para o seu negócio. Existem no mercado diversas soluções que permitem combinar software de backup eficiente com um hardware de qualidade, permitindo implementar um sistema de backup em PME’s que assegure fiabilidade e escalabilidade.

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