3 passos para escolher um parceiro de outsourcing de TI

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Atualmente, qualquer empresa pode tirar partido de mais-valias tecnológicas em diferentes áreas do negócio e nem precisa de ter uma equipa dedicada de informáticos. A democratização da tecnologia faz com que em muitos casos seja preferível contratar os serviços externos e ainda assim ser possível poupar bastante dinheiro.

A empresa só precisa de ter, no mínimo, um gestor de TI. Esta pessoa vai ser o cérebro das operações tecnológicas da empresa, como também vai ser o ponto de contacto e de gestão com todos os serviços de TI contratados em modelo de outsourcing.

Este cenário coloca o IT manager numa posição única. Por um lado, é automaticamente um dos elementos mais importantes da empresa, pois depende de si a gestão de todo o lado tecnológico do negócio. Por outro lado, é uma posição que acarreta grandes responsabilidades e um risco enorme, pois no caso de algo falhar, é nele que vão cair todas as responsabilidades. Sobretudo numa altura em que a dependência tecnológica é cada vez maior e existem riscos sempre à espreita - como falhas de segurança e piratas informáticos.

Se é o gestor de TI da sua empresa, já deve saber que só há uma forma de impedir este risco: é preciso saber escolher o parceiro de outsourcing certo. Só o parceiro de outsourcing ideal vai livrá-lo de problemas e vai garantir que tudo o que lhe está a contratar, está a traduzir-se em ganhos para a sua organização.

Em rigor a equipa de outsourcing será o braço direito e o braço esquerdo do gestor de TI. A simbiose entre as partes deve ser o mais perfeita possível e não havendo uma fórmula secreta para atingir este nível de integração, há pelo menos alguns aspetos aos quais deve ficar atento. Este é um guia sobre como escolher um parceiro de outsourcing de TI em três passos.

1. Conhecimento técnico

Primeira questão: qual é a necessidade específica da sua empresa para precisar de um serviço de outsourcing? Depois de responder a esta questão, saberá muito melhor quem deve procurar para ajudá-lo nessa tarefa.

Atualmente existem dezenas de empresas de outsourcing de TI no mercado nacional e internacional, mas todas são diferentes entre si. Há várias empresas de outsourcing que são especializadas em tecnologias específicas, seja na implementação de ferramentas de gestão de clientes, ferramentas de produtividade mobile ou ferramentas de gestão financeira.

As equipas focadas numa determinada área têm, por norma, um maior conhecimento técnico sobre o mercado, as ferramentas e sobre tendências relativas a essa necessidade. Não adianta contratar uma grande empresa de outsourcing se a mesma tiver uma abordagem mais generalista e uma equipa que não tem os conhecimentos técnicos necessários.

Como é que consegue garantir isto? O gestor de TI saberá melhor do que ninguém quais as necessidades da sua empresa em termos de implementações tecnológicas. Isso torna-o automaticamente no melhor recrutador. Quando estiver à procura de um parceiro de outsourcing, o gestor deve arregaçar as mangas e assumir o papel de especialista em recursos humanos.

A equipa de outsourcing está a par das mais recentes tendências? Tem agilidade de resposta em caso de emergência? Quais as competências de cada elemento da equipa? Qual a sua disponibilidade? Que casos práticos já concretizaram? E depois a questão fundamental: confiaria a sua empresa a esta equipa?

Há outra questão que o ajudará a escolher a equipa de outsourcing e que nos leva ao segundo ponto deste guia rápido: o que dizem atuais e antigos clientes sobre os serviços de outsourcing?

2. Reputação no mercado

Por vezes o melhor marketing e a melhor publicidade que uma empresa pode ter é a dos clientes satisfeitos. Portanto antes de assinar um contrato com um fornecedor de serviços outsourcing, procure saber que clientes já trabalharam com eles e qual foi a sua experiência. Pode até usar o LinkedIn para estabelecer ligação com os gestores de outras empresas e pedir um feedback direto, de profissional para profissional.

Quando procurar por estas informações, tente também perceber a dimensão dos clientes. Este é um bom indicador acima de tudo relativamente à capacidade de resposta da empresa de outsourcing. Imaginando que no espaço de três meses as operações da sua empresa crescem de forma significativa, mas depois o parceiro não tem profissionais suficientes para responder às suas necessidades - ou o processo de crescimento acaba por não ser totalmente saudável ou terá de procurar outro fornecedor de serviços de TI e passar novamente por todo o processo de seleção. Fazer um bom trabalho de casa nesta área poderá salvá-lo de dores de cabeça futuras.

3. Solidez financeira

Recrutar serviços em outsourcing é bom, pois ajuda a reduzir os custos e também as preocupações com as operações tecnológicas, mas tem sempre associado o risco da dependência. Em caso de haver um problema podemos assistir a um efeito dominó: a quebra de uma empresa pode levar inevitavelmente à quebra de outra e por aí fora.

E quando nos referimos a solidez financeira, esta não é uma referência exclusiva a possíveis problemas económicos, mas também à capacidade de investimento. Voltando ao exemplo em que a sua empresa está a crescer de forma galopante e é necessário reforçar a equipa de outsourcing - a empresa tem condições para fazer contratações, de profissionais com qualidade, num curto espaço de tempo?

Este é um aspeto no qual deve haver total transparência entre as partes - só uma relação de confiança pode tornar-se numa parceria a longo prazo e este é o cenário que qualquer gestor de TI deve procurar.

Preparado para a sua decisão?

Uma decisão não deve ser tomada só com base nos fatores que referimos, mas estas são ideias essenciais para todos aqueles que estão a considerar recorrer a serviços de externalização.

Ainda que esta opção possa não agradar a todos - sim, estamos a falar dos diretores financeiros -, contrate os melhores serviços que encontrar no mercado, mesmo que no curto prazo isto possa significar um investimento mais avultado. Se tivesse a oportunidade de contratar pessoas para a sua empresa, também não procuraria trazer os melhores? No outsourcing não deve ser diferente.

Um investimento de TI deve ser visto sempre como uma estratégia de médio e longo prazo. Faça os cálculos no longo termo e perceba se essa é a situação mais vantajosa para a sua empresa.

Conselho final: crie uma check list de parâmetros de qualidade que gostava de ver assegurados pelo seu parceiro de outsourcing - o seu cargo enquanto gestor de tecnologias da informação e o futuro da sua empresa também podem estar dependentes desta mesma lista.

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