Vantagens e desvantagens do outsourcing de TI

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Vantagens

Na era em que qualquer tipo de serviço pode ser prestado «as a service», muitas empresas ainda se debatem com dúvidas acerca das vantagens e desvantagens do outsourcing de TI. O desconhecimento e o receio de confiar num parceiro externo são os principais fatores que levam muitas empresas a adiar a decisão de aderir a este tipo de serviços.

Optar por managed services implica externalizar as operações de TI da organização a terceiros, nomeadamente a um service provider, e esta opção é ainda encarada como um risco por decisores menos informados sobre esta modalidade.

O número de organizações que confia em parceiros externos para gerir o seu parque tecnológico não para de crescer. O objetivo é aumentar a eficiência do seu departamento de TI e reduzir custos fixos elevados, mas a opção ainda é questionada por algumas empresas. É, por isso, importante desmistificar ideias pré-concebidas sobre a gestão de TI em outsourcing e analisar as vantagens e desvantagens que este modelo de negócio pode trazer às organizações.

São várias as vantagens que podem ser apontadas à externalização dos serviços de TI.

Reforçar o foco no negócio: recorrer ao outsourcing de TI permite às equipas internas um maior foco nas atividades core, aquelas que efetivamente geram valor para o negócio da empresa. A aposta em managed services liberta as equipas, que deixam de ter de gerir áreas que não dominam. O foco principal deve ser o de gerar receitas e fazer crescer a empresa e não um equipamento que não funciona ou o acesso ao email incorretamente configurado. Caso exista uma equipa interna de TI (e, atenção, que esta não é uma realidade em todas as empresas, seja pela sua dimensão ou área de negócio) esta poderá dedicar-se a áreas como inovação ou segurança.

Redução de custos e infraestrutura tecnológica disponível em menos tempo: uma das maiores vantagens do outsourcing de TI é, sem dúvida, a redução de custos, já que não existem encargos com recursos humanos afetos ao departamento de TI nem com a aquisição de equipamento. A organização paga apenas o que usa - não existe o risco de investir em equipamentos que depois não são usados, já que a infraestrutura é dimensionada à medida das necessidades da organização. O prestador de serviço já tem muito do equipamento necessário para o projeto e conhece os melhores fornecedores. Deste modo, é possível montar uma infraestrutura física ou virtual num espaço de tempo mais reduzido e com menos custos.

Redução dos riscos: em termos de competências técnicas e de mitigação de riscos, apostar num prestador de serviços externo tem várias vantagens. As empresas de outsourcing de TI apostam na especialização dos seus recursos, dando assim uma resposta mais eficaz às necessidades de cada organização. Por outro lado, os contratos com empresas de outsourcing são balizados por SLA’s que protegem o seu negócio quando algo corre menos bem.

Maior produtividade: uma vez que os serviços de TI funcionam de forma mais eficiente e segura, a produtividade dos seus funcionários não será afetada por problemas ou avarias nos sistemas, nomeadamente vírus informáticos ou lentidão. Além disso, é também dispensada a formação de colaboradores para a resolução de problemas relacionados com TI.

É relativamente consensual que o outsourcing de TI e a aposta em serviços geridos permite que as empresas estejam mais alerta e sejam mais competitivas, sem o fardo de terem de lidar com a gestão diária das TIC.

Importa, no entanto, referir também que, como em qualquer área, o outsourcing de TI também comporta desvantagens. Aqui ficam as mais significativas.

Preço: nalguns casos, o investimento em outsourcing de TI pode inicialmente ser mais elevado do que ter um departamento in-house. Se o seu parque informático está totalmente desatualizado, utiliza diferentes softwares e firewalls, poderá ter de fazer um investimento inicial em nova tecnologia e equipamento. Embora o investimento compense no médio e longo prazo, não deixa de ser um custo a ter em conta.

Ausência de recursos presenciais: algumas empresas estão habituadas a ter os seus recursos de TI mesmo ao seu alcance, no espaço físico da organização. No entanto, a aparente reconfortante presença física do técnico nem sempre é mais eficaz. Um fornecedor de serviços geridos de TI pode criar um sistema de tickets de triagem, baseado na urgência das intervenções, não comprometendo a eficácia do serviço prestado. Além disso, os SLA’s do contrato definem tempos de intervenção e prazos para a resolução de problemas, incluindo penalidades por incumprimento. Por outro lado, a evolução da tecnologia permite hoje a intervenção de técnicos de forma remota, mantendo o mesmo nível de serviço de um especialista presencial. Se a intervenção for realmente urgente, o colaborador pode ter o seu problema resolvido numa questão de minutos.

Confiança: outra das objeções apontadas é a falta de confiança em deixar na mão de terceiros os dados confidenciais da empresa. Trata-se de uma preocupação válida e que não deve ser desvalorizada. A solução passa por uma escolha criteriosa do fornecedor, incluindo a verificação do seu sistema de controlo para assegurar que está alinhado com as melhores práticas do mercado. É importante que o negócio esteja totalmente confortável com o conhecimento, os recursos e as competências do fornecedor que escolher.

Os negócios atuais estão quase totalmente dependentes da tecnologia. Por isso, é essencial dispor de um ambiente de TI seguro e confiável para suportar todos os processos de negócio. Embora sejam cada vez mais as empresas de outsourcing no mercado, existem ainda algumas dúvidas e receios levantados pelos gestores na hora da decisão.

Estes receios são, embora compreensíveis, na sua maioria infundados e podem ser facilmente esclarecidos no briefing com o fornecedor. Trata-se, inquestionavelmente, de um modelo de negócio que será cada vez mais comum e que tornará as estruturas das empresas mais leves e ágeis.

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