Aumente a produtividade das suas equipas com o Office 365

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As ineficiências nas empresas pagam-se caro. Processos lentos ou pouco eficientes e má comunicação entre departamentos conduzem, inevitavelmente, a dificuldades em responder no timing certo às necessidades do cliente. Comprometem a agilidade para endereçar novas propostas e a visibilidade que a informação tem de ter para ajudar a identificar novas oportunidades na altura certa.

O maior dos investimentos na capacidade produtiva, na expansão geográfica ou em qualquer outro aspeto macro, dificilmente concretizará os resultados desejados, se no dia a dia as peças que fazem mexer os elementos mais básicos do negócio não funcionarem de forma articulada e sintonizada entre si.

Colaboração e comunicação eficientes são hoje componentes vitais para o sucesso de qualquer empresa, indispensáveis para garantir produtividade e agilidade de tarefas, das mais simples às mais complexas. Resolver este requisito básico (mas fundamental) passa, sobretudo, por escolher as ferramentas certas para dar suporte às tarefas diárias dos colaboradores.

Colaborar em tempo real

As soluções cloud, como o Office 365 da Microsoft, ganharam espaço no domínio das ferramentas de produtividade porque colocam à distância de uma ligação à internet a possibilidade de juntar equipas remotas, colaboradores dispersos por várias geografias e até quem partilha o mesmo escritório, mas nem sempre tinha acesso à mesma informação, ao mesmo tempo.

Permitem que várias pessoas trabalhem ou acedam em simultâneo a um mesmo documento (Word, Excel, Power Point ou OneNote, por exemplo), remetendo para o passado as trocas de emails e a multiplicação de ficheiros à medida que os projetos avançam, trazendo clareza à comunicação e evitando erros e perdas de tempo.

Na prática, permitem que todos os membros de uma equipa tenham acesso ao mesmo calendário de um projeto, que toda a equipa de vendas possa partilhar e contribuir para o mesmo ficheiro Excel, onde se registam progressos nos objetivos; ou que a equipa de marketing prepare a próxima campanha num único documento partilhado, entre outras opções.

Cada alteração feita num documento partilhado é visualizada em tempo real por todos os utilizadores e todas as alterações ficam registadas, para que seja fácil voltar atrás e saber quem fez o quê, sem perder tempo e evitando duplicações de trabalho.

Poupar tempo e custos

A lógica de colaboração potenciada porferramentas como o Office 365 vai ainda mais além, graças a outros atributos integrados no pacote, como a rede social profissional Yammer, ou o Skype para empresas. A primeira facilita a troca de mensagens e a interação direta entre colaboradores, a plataforma de videochamadas Skype é uma alternativa às reuniões presenciais, que consomem tempo e despesas de deslocação. Também é um recurso útil para atalhar processos.

Imagine uma reunião comercial no escritório do cliente. Pode ser acompanhada pelo diretor de vendas em tempo real a partir do escritório, via Skype, que ao momento vai fornecendo coordenadas ao comercial para apresentar de imediato uma proposta. É igualmente uma via aberta para equipas de desenvolvimento de software, que precisam de um canal direto com o Business Manager, ou para aproximar trabalhadores remotos.

Em qualquer lugar, em qualquer dispositivo

Como todas estas ferramentas podem ser usadas a partir de uma simples ligação à internet estão acessíveis fora da rede do escritório e são agnósticas no que se refere ao dispositivo de suporte. No contexto atual, em que muitos utilizadores usam os seus próprios equipamentos para realizar tarefas profissionais, ferramentas de produtividade como o Office 365 viabilizam completamente essa possibilidade, com vantagens.

Com as devidas medidas de segurança, qualquer dispositivo fixo ou móvel (o PC Windows, o tablet Android ou o iPhone) pode ser usado como uma extensão do escritório, sem dificuldade.

A experiência de utilização não se altera, porque o software é o mesmo e é bem conhecido da esmagadora maioria dos utilizadores, o que tem a vantagem extra de eliminar necessidades de formação e minimizar a curva de aprendizagem.

Disponibilidade e proteção extra

O armazenamento na nuvem de todos os ficheiros e comunicações suportadas por soluções que funcionam na cloud, para além de garantir a sua permanente disponibilidade, representa uma proteção adicional em termos de segurança. Em caso de perda de um PC, ou de um problema na rede da empresa, toda a informação continua acessível e disponível.

A integração do Office com outras ferramentas de suporte à operação, como o software de gestão, é outra mais-valia importante, que aprofunda a oportunidade de analisar dados de diversas fontes, quebrando silos, e multiplicando insights de valor para a tomada de decisões pela gestão.

Em conjunto, são atributos que mostram como a tecnologia pode ter um papel fundamental na eficiência e na produtividade de qualquer empresa. Sendo apenas um dos fatores que para tal contribui, é crítico para simplificar processos e tornar a comunicação mais fluida. Ferramentas como o Office 365 materializam essa oportunidade e ajudam a criar condições para que a sua empresa esteja um passo à frente da concorrência.

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